Hinter den Kulissen des Verbandssekretariats

UNIVERSITAS Austria wickelt seinen nicht unbeträchtlichen administrativen Aufwand mit Hilfe von jeweils zwei MitarbeiterInnen ab, die wir aus gutem Grund aus den Reihen unserer eigenen Mitglieder rekrutieren. Der Teilzeitjob im Office Management ist als zeitlich begrenzte Chance für Berufs(wieder)einsteigerInnen gedacht, bietet einen guten Einblick ins Berufsgeschehen und die Möglichkeit, sogenannte „übertragbare“ Qualifikationen zu erwerben. Dass das nicht nur graue Theorie ist, zeigen die Statements einiger unserer bisherigen Mitarbeiterinnen – und bald sind wir wieder auf der Suche nach einem Ersatz…

Dagmar Sanjath (Generalsekretärin, die ohne das SEK-Team nichts weiterbringen würde…)

Barbara Fichtenbauer (unsere „neueste“ und daher noch weiter ausharrende Mitarbeiterin):

„Im Herbst letzten Jahres entschloss ich mich dazu, mich selbstständig zu machen und wurde daraufhin Mitglied des Verbandes. Sobald mir die Zugangsdaten für den internen Bereich zugeschickt worden waren, habe ich, neugierig wie ich bin, das Forum durchforstet und bin auf die ausgeschriebene Stelle als Office-Managerin gestoßen. Kurzerhand habe ich mich beworben und wenige Wochen später eine Jobzusage erhalten.

Schnell habe ich die Atmosphäre des Verbandes kennengelernt; dabei half beispielsweise auch die Mitgliederversammlung im März, die nicht nur dem Informationsaustausch, sondern auch dem Netzwerken dient. Das freundschaftliche Verhältnis zwischen „alten Hasen“ und „Jungspunden“ wie mir hat mich beeindruckt.

Das Tagesgeschäft zeichnet sich dadurch aus, dass Tamara und ich die Drehscheibe der Kommunikation innerhalb des Verbandes betreuen sowie Anfragen jeglicher Art beantworten bzw. an den zuständigen Ausschuss oder die zuständige Person weiterleiten. Wir führen einfache Buchhaltung, unterstützen die Vorstandsmitglieder administrativ, bereiten die Anträge der neuen KandidatInnen für die Vorstandssitzung vor, bei der wir protokollieren, und pflegen die Datenbank. Dabei sind unsere Arbeitszeiten recht flexibel und die Arbeit beruht auf Selbstverantwortlichkeit, was sehr gut zu meiner derzeitigen Arbeitssituation passt.

Man mag sich fragen, warum man sich für die Möglichkeit, ein paar Stunden angestellt zu sein, entscheidet, wenn man sich auf die Selbstständigkeit konzentrieren möchte. Für mich ist die Arbeit sehr bereichernd. Von Anfang an hatte ich die Möglichkeit, hinter die Kulissen zu blicken, Kontakte zu knüpfen, zu entdecken, wofür sich der Verband einsetzt, wie engagiert die Menschen, die in diesem Verband tätig sind, arbeiten. Mit welchem Herzblut viele für unseren Berufsstand eintreten. Zu wissen, dass eine leidenschaftliche Interessensvertretung hinter mir als Übersetzerin steht, macht es mir leicht, selbst mit Freude zu arbeiten und die Informationen, die ich am Anfang meiner Selbstständigkeit bekommen habe, gerne weiterzugeben.

Neben all den Menschen, den Gesprächen und Erfahrungen, die ich bisher dank des Verbandes sammeln konnte, bin ich auch sehr dankbar für die abwechslungsreiche Arbeit, bei der wir immer wieder angespornt werden, neue Lösungsansätze zu finden. Es handelt sich definitiv um keinen langweiligen Job und genau das finde ich toll.“

Tamara Popilka (die in Kürze zu neuen Ufern aufbrechen wird):

„(M)Ein Tag im UNIVERSITAS-Büro: Donnerstag, 8 Uhr 55. Büro aufsperren, Infoständer befüllen, Post aus dem 1. Stock abholen, Anrufbeantworter abhören, die wichtigsten Infos notieren, zurückrufen, Auskunft erteilen, weiterverweisen. Post bearbeiten und ablegen, die zahlreichen E-Mails sondieren, beantworten und weiterleiten, Veranstaltungen im UNIVERSITAS-Kalender, im Forum und in der Mailbox posten. Unsere Jungmitglieder-VertreterInnen in Graz, Innsbruck und Wien mit aktuellen Daten aus der Datenbank versorgen, das Buchhaltungs-Journal aktualisieren, die Vorstandsmitglieder an die Berichte für die morgige Vorstandssitzung erinnern. Prüfen, welche TeilnehmerInnen bereits die Teilnahmegebühr für die nächste UNIVERSITAS-Veranstaltung eingezahlt haben. Eine Studentin, die im Büro vorbeigekommen ist, über die Vorteile einer UNIVERSITAS-Mitgliedschaft informieren. Neue Unterlagen für unsere Mitglieder auf die Webseite hochladen, in der Druckerei nach dem Lieferdatum für das neue Mitteilungsblatt nachfragen, … Nebenbei schreibe ich das Update für meine Kollegin Barbara (was wurde heute alles erledigt und was wäre in den nächsten Tagen noch zu tun).

Und all das bis Punkt 12 Uhr. Na ja, nicht immer, muss ich gestehen. Manchmal dauert es etwas länger, oder es muss per Fernzugriff außerhalb der Bürozeiten erledigt werden. Das mag sich zwar nach viel Arbeit anhören, aber jede dieser Aufgaben ist innerhalb kurzer Zeit erledigt. Dadurch gestaltet sich jeder Arbeitstag in gewissem Maße abwechslungsreich, was ich sehr gut finde.

Abgesehen von den fixen Öffnungszeiten kann ich mir meine restlichen Wochenarbeitsstunden in Abstimmung mit Barbara flexibel einteilen. Sollte eine von uns beiden einmal krank sein, springt die jeweils andere ein. Ebenso wechseln wir uns beim Protokollführen bei den Vorstandssitzungen ab.

Nach zwei Jahren Sekretariatstätigkeit gefällt mir immer noch der herzliche Umgang unter den KollegInnen, der Enthusiasmus der Vorstandsmitglieder für die Verbandstätigkeit und die Tatsache, dass ich neue Entwicklungen im Übersetzungs- und Dolmetschbereich aus erster Hand erfahre. Man hat nie das Gefühl, alleine zu sein mit seinen Fragen und Überlegungen, denn Unterstützung kommt von allen Seiten, von den Vorstandsmitgliedern und von der zweiten Sekretariatsassistentin. Dieser Teamgeist und der Enthusiasmus für die Verbandstätigkeit sind insbesondere bei der jährlichen Klausur – eineinhalb arbeitsintensive Tage außerhalb Wiens – spürbar.

Die Arbeit im Sekretariat hat mein Berufsleben insofern bereichert, als mir bewusst wurde, in was für einem Arbeitsklima ich auch in Zukunft arbeiten möchte und wie man prinzipiell ein gutes Arbeitsklima gestaltet: durch Vertrauen auf die Fähigkeiten der anderen, durch einen positiven und offenen Umgang miteinander und durch grenzenlose Unterstützung.“

Jacqueline Weiß (die auch einem Kurzzeiteinsatz Positives abgewinnen konnte):

„Die Zeit im UNIVERSITAS-Sekretariat war für mich eine tolle Gelegenheit, Einblicke in die Verbandsarbeit zu gewinnen und meine administrativen Kenntnisse auszubauen. Ich habe sehr viele KollegInnen aus der Branche kennen gelernt und konnte einiges für meine weitere berufliche Laufbahn mitnehmen. Daher würde ich allen jungen Kolleginnnen und Kollegen ans Herz legen, sich für eine Stelle im Sekretariat zu bewerben. Die äußerst flexible Zeiteinteilung ist außerdem auch ideal für BerufseinsteigerInnen, die sich gerade selbständig gemacht haben.“

Valerie Weber (die sich im allerersten Durchlauf hervorragend bewährt hat):

„Die Stelle als Office ManagerIn bei Universitas richtet sich speziell an Berufs(wieder)einsteigerInnen, und das aus gutem Grund. Selten findet man als Neuling einen Job, in dem sich so viele Kontakte zu KollegInnen knüpfen lassen. Auf der jährlich stattfindenden Klausur begegnen sich die Mitglieder des Vorstands und die MitarbeiterInnen des Büros in gemütlicher Atmosphäre auf Augenhöhe. Es wird gemeinsam getüftelt, geredet und geschmaust.

Auch wenn die Bürotage unter den KollegInnen aufgeteilt sind und man sich dementsprechend selten sieht, ist doch ein gemeinsames Miteinander für diese Tätigkeit das A und O, damit alle wesentlichen Dinge aufeinander abgestimmt werden können. Beim regelmäßigen Kontakt mit den Mitgliedern, bei der Verwaltung der Website und bei den buchhalterischen Tätigkeiten lässt sich für den Beruf als selbstständige Übersetzerin einiges mitnehmen.

Ein Höhepunkt während der 2,5 Jahre, die ich für Universitas tätig war, war sicherlich die 60-Jahr-Feier. Nach zahlreichen Wochen der Vorbereitung und Planung war es endlich soweit. Die Feierlichkeiten im Haus der EU, im Rathaus und am ZTW in Wien waren ein voller Erfolg. Ein besonderes Highlight für mich war es, als wir am Eingang des Rathauses die Gästeliste überprüften und auf einmal unser Ehrengast, Frau Ulrike Lunacek, mit dem Fahrrad angeradelt kam und uns allen persönlich die Hand schüttelte, bevor sie oben im Festsaal ihre Rede hielt.

Kurzum, die Stelle im Universitas-Büro ist äußerst vielseitig und anspruchsvoll und kam für mich damals, ca. ein halbes Jahr nach meinem Abschluss, genau zur rechten Zeit.“

Beitragsbild von Aaron Burden, unsplash.com

• „C’est dur de faire l’Europe“ („Europäische Union – Schwierige Sache“). Ein Theaterstück von Jean-Paul Alègre, übersetzt aus dem Französischen von Margret Millischer
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